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Miscellaneous:handover

引継ぎの主体は「前任者」か「後任者」か?

いくつかの会社で仕事をしてきたが、今回初めて「主体は前任者」との主張があった。
過去の会社はいずれも「主体は後任者」だったので戸惑い手こずってしまった・・・。
私も「主体は後任者」と思っているので、なぜ「後任者」が主体となった方が良いかポイントをあげてみたいと思います。

簡単に言うと、以下のように考えた方が質の良い引継ぎとなる。
×前任者が業務から離れる為に、後任者に引き継いで貰う
〇後任者が継続して業務を行えるように、前任者から情報を引き出す

前提条件

・後任者は引継ぎを受ける稼働が計画されているものとする。(稼働が空いている)
・前任者の引継ぎ期間中、通常業務は徐々に後任者に引き継ぐものとする。
・前任者の任期>引継ぎ期間とする。
・引継ぎは短期間で行い、長期間の並走期間は無いものとする。
・前任者の業務は、後任者が全て引き継ぐものとする。

引継ぎ開始地点の稼働状況(ポイント①)

前任者は引継ぎ開始地点では前任者が通常業務を100%対応している為、後任者よりも稼働が高いことが想定される。
単純な話で、稼働が低い後任者が主体的に動く方が効率が良い。
前任者を主体にすると、通常業務に追われ引継ぎ開始の遅延に繋がる。(ありがちな失敗例)

後任者の能力と引き継ぐ情報(ポイント②)

後任者に引き継ぐ際に「前任者の任期>引継ぎ期間」と短期間に圧縮して引き継ぐので効率的にインプットしたい。
後任者の能力に見合ったインプットを与えるのが効率的だが、どちらの方が後任者のスキル、経歴/経験、得意分野を把握しているか?当然、後任者自身となる。
前任者が主体となると、下図のように乖離のある部分が無駄となるので、後任者が主体的に動く方が効率が良い。
短期間でインプットを習得するため、無駄があると時間切れに繋がってしまう。(ありがちな失敗例)

前任者と後任者のメンタル(ポイント③)

部内の移動や退職などで多少変わりはあるが・・・
・前任者:引継ぎが失敗しても実害がない
・後任者:引継ぎが失敗したら実害がでる(その後の通常業務への影響)
前任者の動きが悪いと結局後任者が困るだけなので、後任者が主体的に動く方が賢い選択と考える。(ありがちな失敗例)

引継ぎの流れ

ついでなので、後任者が主体の引継ぎ開始までのざっくりとした流れを書いてみる。

①業務一覧の要求

前任者に目次レベルの業務一覧と概要を出してもらう。
(業務ごとに概要から不明点があれば、前任者に確認する。)

②インプット情報の要求

後任者が自分の能力に応じて、業務ごとにインプット情報の要求レベルを伝える。
(この業務は書面or対面、この業務はこういう情報が欲しい・・・など具体的な要求、要求に必要な「引き出し」は後任者の腕の見せ所)

③引継ぎ計画

「引継ぎ優先度」「後任者(自身)の能力」「通常業務と引継ぎ稼働のバランス」など踏まえ、前任者に相談しながら引継ぎ計画を立てる。

④引継ぎ開始

計画に沿って引継ぎを開始する。

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Miscellaneous/handover.txt · 最終更新: 2022/12/30 by admin